El desarrollo de eventos

Cuando hablamos de los pasos a seguir previo al desarrollo de un evento especial son varios los factores que se deben tomar en consideración en la planificación de éstos. Lo primero que debe usted pensar es el tipo de evento que desea desarrollar y el público objetivo al cual pretende llegar. La definición del tipo de evento determinará el lugar más viable para desarrollar el mismo y la cantidad de público que podría participar a base del espacio disponible para ello.

El público objetivo del evento (target) le ayudará a determinar el concepto visual y tipo de acercamiento de marketing que necesitará desarrollar para ser efectivos en el proceso de comunicación y que así haya la asistencia esperada. Esto también le permitirá que usted identifique sus aliados y prospectos coauspiciadores del evento. Supongamos que usted tiene un evento dirigido a personas interesadas en la música electrónica y mayores de 18 años. Aquí es importante que usted considere auspiciadores que se identifican más con este segmento de la población y que así lo han proyectado en sus estrategias de publicidad y mercadeo.

Otro factor que debe considerar durante la planificación de un evento es de la promoción. Hoy día, Internet y las redes sociales se han convertido en un aliado de los productores de eventos y actividades masivas. Recientemente, tuve la oportunidad de coordinar un evento especial en una localidad de la costa norte de Puerto Rico. Como parte del proceso de mercadeo del evento se utilizó publicidad, relaciones públicas (prensa, radio y tv) e Internet. Interesados en conocer a través de qué vehículo de comunicación las personas se habían enterado del evento nos dimos a la tarea de preguntarle sobre el particular a cada uno de los asistentes en la puerta de entrada. Es importante destacar que la mayoría de los participantes mencionaron Facebook. El evento se configuró en 13 días y tuvo una asistencia extraordinaria. Este es un ejemplo de cómo las redes sociales se han convertido en un aliado de los planificadores y productores de eventos especiales.

Si ya identificó el lugar, público, coauspiciadores y estrategia de posicionamiento (marketing) del evento, es necesario que pondere el tipo de producción visual y musical que utilizará para atemperar el ambiente del lugar a los objetivos del evento. Es aquí que usted determinará el tipo de música, animación, decoración y elementos adicionales que permitirán darle un atractivo adicional al evento. Para esto, usted podrá contactar a diversos representantes artísticos o artistas directamente y realizar las negociaciones que sean necesarias, pero atemperadas a sus realidades presupuestarias. No pretenda llevar un artista que le cuesta veinte mil dólares si sólo tiene disponible diez mil dólares para desarrollar su evento.

Habiendo definido los elementos antes mencionados deberá establecer los elementos del libreto y animación que le permitirán correr organizadamente el evento. Medite si necesita un animador que le modere el evento, características de animación y el tipo de protocolo que se requiere. Este deberá ir en línea con el tipo de evento a presentar y con su público objetivo. Supongamos que usted tiene un evento enfocado en motociclistas. Es prudente que usted trate de conseguir un moderador que se identifique con este tipo de target y que cuando se dirija al público pueda hablar el mismo lenguaje de los motociclistas, ya que de esta manera su público objetivo probablemente le prestará mayor atención.

No olvide tomar visuales de fotografías y video del evento, ya que la documentación adecuada de la actividad le permitirá utilizar estos elementos para mercadear futuros proyectos. Además, asegúrese de que los establecimientos que subcontrata para desarrollar sus eventos cuenten con todos los seguros de responsabilidad y aquellos requeridos por las autoridades gubernamentales. De esta manera salvaguardará su responsabilidad y la de su empresa.

Recuerde, la organización, el establecimiento de un calendario de trabajo y el cumplimiento de los estándares de calidad le aseguraran que usted sea exitoso en la planificación de su evento.

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